4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca inceleme ve yoklama yapmaya yetkili olanlar, yaptıkları inceleme ve yoklamalarda, yönetmelikte belirtilen kurallara aykırı olarak yapılmış bir faaliyete istinaden düzenlenmiş fatura veya fatura yerine geçen belge tespit etmeleri halinde; ilgililer hakkında Kanunun öngördüğü idari para cezalarının uygulanmasını teminen bu durumu Bakanlığa bildirmekle görevlidirler.

Denetimle görevli ve yetkili kılınanlar, Kanun ve Yönetmelik esaslarına göre denetim görevlerini yerine getirmek ve denetimler sırasında tespit ettikleri kusurlar ve ihlaller için tutanak düzenlemekle yükümlüdürler. Bakanlık, uyarılmasına rağmen denetim görevini aksatanları ilgili idari ve adli mercilere bildirir.

İhlal ve idari para cezası karar tutanağı düzenlenmesi

Kanunda öngörülen ve Yönetmelikte belirtilen kusurları veya ihlalleri işleyenler hakkında, belirtilen görevliler tarafından idari para cezası veya ihlal tespitine dair tutanak düzenlenir. Tutanaklar, para cezası gerektiren kusurlar için idari para cezası karar tutanağı, uyarma gerektiren mevzuat ihlalleri için ihlal tespit tutanağı olmak üzere iki şekilde düzenlenir.  Birden fazla kusurun veya mevzuat ihlalinin bir arada işlenmesi halinde her kusur için ayrı idari para cezası karar tutanağı ve her ihlal için ayrı ihlal tespit tutanağı düzenlenir.

İdari para cezalarına ilişkin diğer hususlarda Maliye Bakanlığınca yayımlanan mevzuat esas alınır.

Tutanakları düzenleyenlerin yükümlülüğü ve tutanakların muhafazası

Tutanakları düzenleyenlerin yükümlülükleri ve tutanaklarda yer alması gereken bilgiler kanunda belirtilmektedir.

Tutanak düzenleyenlerin tutanaklarla ilgili yükümlülükleri şöyledir:

a) Tutanaklara, mensubu olduğu kurumun veya birimin adı bulunan kaşe veya damgayı basmak veya bu kurumun veya birimin adını yazmak.

b) Tutanaklara, kendi adını, soyadını, görev unvanını ve sicil numarasını yazarak veya bu bilgiler bulunan kaşe veya damgayı her nüshasına basarak imza etmek.

c) Tutanakları, tebliğ yerine geçmek üzere, hakkında işlem yapılana veya temsilcisine imza ettirmek ve bir nüshasını vermek.

ç) Tutanakları imza etmekten kaçınanlar için “imza etmedi” kaydı koymak.

d) Zorunlu hallerde sorumlular için "gıyabında" yazarak kayıt koymak.

e) Tutanakların birer örneğini Bakanlığa göndermek.

 Bakanlığa gönderilen tutanak örnekleri Bakanlığın ilgili birimi tarafından incelenir, değerlendirilir ve muhafaza edilir.